Wiki全方位解惑 挑戰內容管理軟體

出自 027
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  內容管理系統在出版領域將始終具有自己的一席之地,但它從來不是業務協作的最佳工具。作為簡單的開源應用,Wiki可能不久就會主宰企業知識管理領域。

企業應用Wiki,你準備好了嗎?

  任何在企業中某個團隊項目中干過的人都知道文檔管理會是怎樣的一場噩夢:電子郵件沿不同的路徑傳送。電子報表和Word文檔散布在各處,沒人完全知道誰擁有最新的版本。一直負責會議記錄並保存在自己硬碟上的行政人員去度假了。營銷戰略改變了,但沒有人想起來讓網絡管理人員更新公司的內聯網。

  Wiki出場了!作為一種協作軟體,它可以解決所有上述問題,但與很多傳統的內容管理系統不同,它非常簡單,連非技術雇員都可以使用。

  儘管Wiki已出現10年了,但它在企業中的應用才剛剛起步。同Web第一次在企業世界站住腳跟時的情況一樣,Wiki可能也將經歷瘋狂的增長期、激烈的競爭和不恰當的使用。下面的Wiki應用指南將告訴您如何最佳地使用這種有價值的協作工具。

什麼是Wiki?

  Wiki.org將Wiki定義為「可以運行的最簡單的在線資料庫」。受Apple的HyperCard編程環境的啟發,Ward Cunningham在1995年,作為一種管理Portland Pattern Repository的網站內容的工具,開發了第一種Wiki軟體。Wiki一詞出自Wiki-Wiki。Wiki-Wiki在檀香山當地的語言裡的含意是「快」。Wiki實際上是任何人――或者至少任何擁有權限的人――都可以創建或編輯的網頁。

  Wiki最著名的例子是Wikipedia,一種由任何喜歡它的人編寫和維護的在線百科全書。聽起來是不是很亂?但是,並沒有那麼亂。它是一種精心研究、精心編寫和倍受尊重的信息源。如果某人對某個條目進行不正確的或不合適的改動,其他人可以將網頁恢復到以前的樣子,或者保留改動但進行進一步的編輯。成千上萬的人維護這個網站(或者至少那些他們所專業從事的區域),進行必要的事實核查和編輯,因此內容的質量一般都很高。

  由於Wiki最初被極端地構想為一個開放原始碼項目,因此有一些人認為真正的Wiki應當沒有作者權限制。這在像Wikipedia這樣的很少的案例中的確行之有效,但是它通常不是一種可行的選擇。在企業環境中,Wiki最好放在防火牆背後,供完全內部的用戶基礎使用。

未擊中目標

  今年6月,《洛杉磯時報》創建了一個關注伊位克戰爭的Wiki。編輯們撰寫了一篇題為「戰爭與結果」的評論文章,並邀請任何願意改寫這篇社論的人發表自己的精闢的看法。可惜的是,Internet網民們選擇了雪片般地傳送色情照片和污言穢語來污染這個「Wiki社論網站」,經歷了3天的維護災難後,這家報紙關閉了這個Wiki。

  指負責《洛杉磯時報》在Wiki上的失敗公平或者準確嗎?絕對不公平。也許《洛杉磯時報》的期望太高,也許它錯誤判斷了一些Web用戶的幼稚的能力。但是,Wiki社論網站存在的真正問題是Times讓Wiki去干blog的工作。

  從結構上看,Wiki能夠處理對話,但是這並不是它的強項,相反,Wiki最擅長的是協作。它們的用途是隨著內容的發展,維護一系列獨特的文檔以及提供一種組織這些信息的有機的手段。

為什麼選擇Wiki?

  由於Web(一般來說是網絡)的原因,發表和共享信息的費用大大降低了――而這使Wiki成為吸引企業的殺手應用。在Wiki出現前,進行複雜的信息管理需要一種昂

  貴的企業應用。然而由於大多數Wiki是基於開放原始碼的,它們對於選擇開放原始碼軟體的公司來說是免費的,或者對於願意為Wiki的部署和支持支付費用的公司來說是比較便宜的。

  Wiki設計用於為團隊內或團隊間交換信息提供方便。Wiki中的內容可以毫無延遲、無需任何真正的管理努力進行更新,並且不需要分發――用戶/貢獻者(對於Wiki來說,他們是同一個人)訪問和更新一個共同的網站。

  Wiki可以集中各類企業數據,如電子報表、Word文檔、PowerPoint幻燈片、PDF――任何可以在瀏覽器中顯示的內容。它們還可以嵌入標準的通信媒體,如電子郵件和IM。重型基於PHP的Wiki可以直接與公司資料庫連接,將音頻和圖像文件輸入到資料庫中。Wiki的功能僅僅受到實現它的人員的編程技能的限制。

  需要指出的是,將文檔放到Wiki中不一定使它能夠被所有訪問Wiki的人編輯。例如,營銷部門可以向銷售團隊或公司提供一張PowerPoint幻燈片,但不允許它們修改或覆蓋它。

  此外,Wiki還具有內置的版本控制,甚至可以控制那些具有編輯特權的人。不建立修改人的記錄,就不能進行修改,而且恢復以前的版本只是點擊幾下滑鼠的事情。

  如果您有如下需要,就可以考慮部署Wiki:

  您希望在不犧牲功能性、安全性或持久性的條件下,迅速、廉價地建立公司內聯網。

  您希望在一個可為所有人訪問的位置上發表多種企業文檔,並讓雇員不費力、沒有延遲、沒有冗餘性風險地管理這些文檔。

  您希望管理和組織會議記錄、團隊議程和公司日曆。

  您需要一種廉價的(如果不是免費的)、可擴展的和可通過任何Web瀏覽器訪問的項目管理工具。

  您一個可以大型和/或分散的團隊可以觀看和修改共享文檔的中央位置。

  如果您的機構符合以下條件,Wiki可能不適合您的機構:

  您必須使用複雜的文件格式。一些Wiki平台只能支持文本或HTML文件。考慮使用可以處理強健的文件類型的基於PHP/SQL的Wiki平台。避免選擇基於PERL的Wiki。

  您沒有可以承擔Wiki使用責任的人員。Wiki的本體(或者它使用的搜尋引擎)有多好它才能有多好。您需要可以建立命名網頁和維護連結的規則的人員。

  協作格式不適合您的小組或工作場所。對等審查不總是內容管理的最佳解決方案。

  您尋求交換觀點。Wiki並不是發表觀點或進行對話的最好的工具。如果這是您的公司的主要目標,那麼請使用blog。

Wiki Vs. 傳統內容管理軟體

  目前市場上有大量可供使用的項目管理和協作軟體,那麼為什麼還要使用Wiki呢?

  Wiki廉價、可擴展、易於實現,它們不需要大規模的軟體部署。它們還可以很好地與已有網絡基礎設施連接。例如,Wiki軟體生產商Socialtext將重點放在使它的平台可以使用已有的安裝在企業防火牆後面的全球ID和註冊系統。

  此外,Wiki是基於Web的,因此在採用時不需要多少或根本不需要學習時間,而且它們還允許用戶決定內容的相關性,而不用依靠中央發表中心或線性發表鏈。在初次建立後,用戶,而不是管理人員,控制Wiki,使雙方受益。

  許多Wiki的主要好處是它們有機地組織自己的能力。換句話說,用戶可以創建自己的網站結構(即本體, ontology),而不是接受內容軟體開發商強加給他們的結構。這就是說,Wiki必須為具有同樣的文體語音的人來使用,使本體和導航對於所有人都有意義。Wiki適用於工作場所,因為通用的企業語言已經存在。

  最後,與內容管理軟體的工作流結構相比,Wiki固有的協作性質使Wiki有別於內容管理軟體,將使它們具有優勢。傳統的項目管理工具根本不能重現Wiki所創建的協作和參與環境。

Wiki在哪兒?

  那麼,哪些公司實際使用Wikis呢?Wiki在一些需要大量內容管理的特定企業領域(如項目管理和規格控制)中,取得了最偉大的最初成功。

  據一次對73家公司的Gilbane調查顯示,正在試驗Wiki技術的公司主要是小企業(收入在2千5百萬美元以下的企業)。鑒於Wiki軟體的廉價性和易實實現,這並不讓人感到吃驚。然而,一些大型企業也成功地部署了Wiki。

  Nokia一年半來一直在使用Socialtext Wiki軟體,支持其Insight & Foresight內的信息交換。Yahoo利用TWiki軟體幫助開發團隊克服與不同獨立位置合作時相關的問題。Michelin China也將TWiki作為一種知識管理工具來使用。該公司IT部門的Jean-Noel Simonnet寫道:「我們的目的是共享所有的信息、程序、設置文檔,使我們減少對某位成員的知識的依賴,使團隊中沒有人擁有任何保存在個人目錄中的文檔。」

  在使用Wiki取得成功的著名公司中還包括Kodak、Cingular、Disney、Motorola和SAP。

  這些公司正在做哪些《洛杉磯時報》不能或沒有做到的事情?這些成功的部署有別於《洛杉磯時報》的失敗的兩個因素是:它們部署在公司的防火牆之後,並且只供公務應用。如預期的那樣,這大大減少了濫用的可能性,確保Wiki成為一種工具而不是玩具。換句話說,若想對於企業社區有價值,Wiki必須包含大量的內部文檔,成為一個可以由用戶通過瀏覽器維護的內部Web。

Wiki工具

  JotSpot和SocialText是率領企業Wiki解決方案的兩個領頭羊。這兩家公司都利用自己的專有程序擴展到了開放原始碼。JotSpot是由Excite的共同創建人創辦的,是Wiki與資料庫的交集。通過提供表格和與外部數據的集成等額外的特性,JotSpot能夠克服Wiki在處理文本文檔功能上受到限制的問題。

  Socialtext基於開放原始碼KWiki軟體,並設法簽下了像Nokia和Ziff-Davis這樣的一些大客戶。該公司甚至推出了一種預裝Wiki軟體的獨立專用設備。

  Atlassian Software的企業Wiki叫做Confluence。與JotSpot和Socialtext不同,Atlassian採用純專有軟體。

  在嚴格的開放原始碼/非商用領域中,有幾家重要的廠商:

  TikiWiki具有提交、編輯和批准文章的編輯引擎和工作流項目管理系統。

  TWiki可以利用伺服器插件模塊進行大規模擴展,增加處理像日曆、電子報表、RSS、條形碼等等功能的特性功能。

  ZWiki提供一種支持所有主要瀏覽器的名為Epoz的插入式WYSIWYG HTML編輯器。

  Perspective受到一些大型公司的歡迎,似乎是很多大企業初次嘗試的Wiki。

  這些Wiki工具各有各的優缺點,但是每一種Wiki工具都是開箱即用的穩定、實用的軟體包。您選擇哪種工具將取決於您的預算、您所關注的特性以及您的IT部門實現與維護它的能力。

關注Wiki

  各公司面臨的基本挑戰之一是確保在部門間流程的信息流儘可能少地「腐爛」。Wiki是處理這項任務的高度有效的工具。它將文檔管理變為某種可以方便地調節適應用戶的敏感性的東西,而不是內容管理軟體開發商強加的預想的概念。

  內容管理軟體包可能將在可預見的未來面市,但是它們將面臨來自Wiki的越來越大的壓力。正如目前市場上的企業Wiki所證明的那樣,內容管理可以與 Wiki雜交,生成一種集兩種工具的優勢於一體的新的、更強健的應用。小心Wiki或雜交Wiki不久出現在您的工作場所中。